HALKLA İLİŞKİLER KAVRAMI;İster özel ister kamu kuruluşu olsun, her kuruluş, toplumsal bir çevre içinde yer alır; bir yandan çevreyi etkiler, bir yandan da aynı çevreden etkilenir. Halkla ilişkiler; kuruluşun çevresiyle ilişkilerini, çevrenin kuruluş amaçları, işlevleri ve örgütsel davranış üzerindeki etkilerini öğrenmesiyle, kuruluşun çevresini etkilemesiyle ilgili anlayış, davranış ve yöntemleri içeren bir kavramdır. Bu nedenle halkla ilişkiler her kuruluşun, kuruluş yönetiminin çevreyi bilmesi, değerlendirmesi ve çevredeki değişimler karşısında sürekli önlem alması açısından önem taşır. Halkla ilişkiler aynı zamanda kuruluşun amaç, politika ve etkinliklerinin çevreye anlatılması ve benimsetilmesinde önemli bir role sahip bulunmaktadır. Halkla ilişkileri bu iki yönlü özelliği ile kuruluşların çevreleriyle ilişkileri içinde yer alan bir yönetsel işlev olarak kavramak gerekir.
"Halkla ilişkiler nedir?" sorusuna somut yanıt vermek zordur. Tanımlamadaki güçlüğün sebebi uygulama alanının geniş ve yaygın olması, reklamcılık, propaganda ve pazarlama kavramlarına yakın olmasından kaynaklandığı kuskusudur. Halkla ilişkilerin yüzlerce tanımı bulunmaktadır. Çoğu alanda tanım, tanımlanan olgunun amacı ve çerçevesi hakkında genel de olsa belli bir açıklama sağlar. Halkla ilişkilerde ise böyle bir açıklığa ulaşmak tanım çokluğu nedeni ile oldukça zordur. Halkla ilişkiler tanımlarının büyük bir bölümü çeşitli nedenlerle kapsayıcı bir içerikten yoksundur. Bu yoksunluk çoğunlukla yanlış anlamaya ya da eksik kavramaya neden olmaktadır. Çoğu halkla ilişkiler tanımı belirsizlik taşır. Kimi tanımlar ise belirsizliğe, anlamsızlığa yol açmasa da, halkla ilişkilerin içeriğini tam olarak yansıtmayan, yetersiz ya da eksik olarak nitelenebilecek tanımlardır.
Çoğu tanım, halkla ilişkilerin, kuruluşun haklılığını kanıtlama aracı olarak algılanmasına yol açmaktadır. Halkla ilişkilerde kimi tanımlar iyi bir imaj yaratmayı öne çıkarmakta, uygulamada ise tanıtım çalışmaları imaj yaratma ile bütünleşmektedir.
Reklam, pazar ya da piyasa koşullarının geçerli olduğu koşullarda ve daha
çok özel sektörde kullanılan bir ikna edici iletişim türüdür. Bu koşullar kabaca tüketim mallarının birden çok kişi tarafından arz-talep yasalarına göre üretildiği ve değiştirildiği, üreticiler arasında kendi malına talebi artırma yarışmasının yer aldığı koşullar olarak tanımlanabilir. îkna edici bir iletişim türü olan reklam, iletişim ve ikna süreci açısından bakıldığında halkla ilişkiler iletişim ile aynı özellikleri taşır; kitlenin tanınması, gereksinimlerinin ve yeğlemelerinin bilinmesi, kampanyaların planlanması ve sonucun değerlendirilmesi, aynı halkla ilişkiler sürecindeki gibi işler. Reklamda üreten ya da satan tarafın yararının önde gelmesi, halkla ilişkiler iletişimi ile arasındaki temel farkı oluşturur. Daha da önemlisi, reklamın bir ürüne olan istemi artırmayı amaçlayan; özünde tüketim eğilimi yaratma, var olan bir eğilimi etkileme ve/veya destekleme olgusu bulunan, ürünün satışını artırma ve piyasa payını büyütme ve kâr oranını yükseltme endişesine dayanan bir iletişim olmasıdır.
İkna edici iletişim türlerinden biri olan ve daha çok siyasal alandaki iletişimi anlatmada kullanılan propaganda "dikkat dağılımını etkileyerek, dikkatlerin belli konulara çekilmesine yönelik bir etkileme aracı" olarak tanımlanır. Bu iletişim türünde de, insanların düşünce ve davranışlarının etkilenmesi amaçlanır. Ancak propaganda karşılıklı anlayış yaratmak yerine, önerilen düşünce ya da davranışın kesin kabulünün sağlanmasına yönelmesi ve iki yönlü olmayışı açısından halkla ilişkiler iletişiminden farklılaşır.
Çağımızın mesleği olarak kabul edilen halkla ilişkiler, kamu ve özel sektör kuruluşları için zorunlu bir ihtiyaç haline gelmiştir. Günümüzde, her şey artık kamuoyu önünde geçmekte, kapalı kapılar ardında alınan kararlar dönemi kapanmış bulunmaktadır. Bu bakımdan halkla ilişkiler, kuruluşların, birincil işlevi konumuna gelmiştir.
Halkla ilişkileri, bilgi verme gibi dar bir çerçevede algılamak da doğru değildir. Halkla İlişkiler yalnız kuruluşların çalışma ve işlemlerini halka onaylatma mekanizması değil, hedef kitlelerle etkileşerek onların bu eylem ve işlemleri benimsemelerini kolaylaştıran bir uygulama biçimi olarak da değerlendirilmelidir.
Halkla ilişkilerin temelinde iletişim olgusu vardır. Bu olgu kitle iletişim araçlarıyla sağlandığı gibi, yüz yüze aracısız da gerçekleştirebilmektedir. Halkla ilişkiler uygulamaları her şeyden önce genel anlamda bir iletişim
çalışmasını öngörmektedir.
Yukarıda genel hatları ile çerçevesi çizilen halkla ilişkiler kavramını çeşitli tanımlar vererek ortak bir tanıma ulaşmaya çalışalım:
-Halkla ilişkiler, bir örgütle kamu kuruluşu arasında karşılıklı anlayışın kurulması amacını taşıyan, önceden düşünülüp tasarlanmış planlı ve sürekli çabadır.
-Halkla ilişkiler, bir işletmenin yada özel ve kamu kuruluşunun bağlantı kurduğu, kurabileceği kimselerin anlayışı sempati ve desteğini sağlamak amacı ile yönetici ve girişimcilerin başvurduğu yöntemlerin tümüdür.
-Halkla ilişkiler, kuruluşu halka tanıtmak ve halkı tanıma sanatıdır.
Gerçekten halkla ilişkiler etkinliği, birçok öğenin uyumlu bir biçimde düzenlenmesiyle hayata geçirilebilir. Her şeyden önce planlı bir biçimde en uygun zaman ve yerde yapılmalıdır. Halkla ilişkiler etkinlikleri iki yönlü ve karşılıklı olmalıdır. Reklam ve propaganda gibi ayrı amaç ve yöntemlerle yapılan iletişimden ayrılmalı, doğruluk, inandırıcılık ve karşılıklı yarar ilkelerine dayandınlmalıdır.
HALKLA İLİŞKİLERİN AMACI
Halkla ilişkiler işlevinin anlamını daha tutarlı olarak değerlendirebilmek için, bu işlevin amaçları ile halkla ilişkiler açısından söz konusu olan temel değerlerin neler olduğunun incelenmesinde de yarar vardır.
A. Halkla İlişkilerde Genel Amaçlar
Genel olarak halkla ilişkilerin amaçları şöyle sıralanmaktadır:
-Kamuoyunun kuruluşa ilişkin eğimlerini, tutum ve beklentilerini saptayarak, kuruluşta uygun iyileştirilmelerin yapılması için önerilerde bulunmak,
- İnsan davranış ve tutumlarının gerçek nedçnlerini anlamak,
-Örgüte ilişkin olarak, kamuoyunda ortaya çıkmış olan yanlış anlamaları önlemek,
-Kuruluşla halk arasında karşılıklı saygı ve toplumsal sorumluluk duygularını geliştirmek,
-Özel çıkarlarla, kamusal çıkarlar arasında uyum sağlamak,
-Mal ve hizmetlerin niteliklerinin geliştirilmesine katkıda bulunmak,
-Örgütün kurumsal kimliğinin oluşturulması ve benimsetilmesine yardımcı olmak,
-Demokratik değerlerin gelişmesine katkıda bulunmak.
B. Kamu Yönetiminde Halkla İlişkilerin Amaçları
Kamu yönetiminde halkla ilişkilerin amaçlan ise şöyledir:
-Kamuoyunu aydınlatmak, örgütü, onun izlediği hizmet politikasını benimsetmek,
-Halkta yönetime karşı daha olumlu tutumlar oluşturmak,
-Yönetimle olan ilişkilerde halkın işini kolaylaştırmak.
-Alınacak kararların daha yerinde olmasını sağlayacak bilgileri halktan elde etmek,
-Yasaklar üzerinde aydınlatıcı bilgiler vererek, yurttaşların yasaklara uymasını sağlamak,
-Hizmetlerin görülmesinde halkın işbirliğini sağlamak,
-Yasalardaki, yönetsel yöntemlerdeki aksaklıkların saptanmasında, giderilmesinde halkın dileklerinden,
örgütlenmelerinden, yakınmalarından yararlanmak.
C. Yerel Yönetimlerde Halkla İlişkilerin Amaçları
Özel olarak yerel yönetimlerde halkla ilişkilerin temel amaçları dört başlık altında toplanmaktadır:
-Vatandaşlara, yerel yönetim kuruluşunun hizmet politikaları ve uygulamalarına ilişkin olarak bilgi vermek,
-Yerel yönetim kuruluşlarınca kesin kararlar alınmadan önce, önemli yeni projeler hakkında vatandaşlara görüşlerini belirtme fırsatı vermek,
-Yerel yönetimlerin sistemi ve işleyişi ile kendi hak ve sorumlulukları konularında vatandaşları aydınlatmak,
-Vatandaşlık gururunu aşılamak ve geliştirmek.
Kısaca ifade etmek gerekirse halkla ilişkilerin amacı bir kuruluş ile ilgili olduğu hedef kitle arasında karşılıklı anlayış uyum ve iyi niyeti gerçekleştirme, kuruluş amaçları ile toplumun gereksinme tutum ve davranışlarını kamu yararı etrafında bütünleştirme ve böylece toplumda görüş birliğini sağlamaktır.
III. HALKLA İLİŞKİLERİN TEMEL İLKELERİ
Halkla ilişkiler etkinliği, ister kamu yönetimi ister özel sektör tarafından yapılsın, belirli bir takım ilkelere dayanma zorunluluğu vardır. Aşağıda bu ilkelerden dürüstlük, inandırıcılık, yineleme ve bütçe ilkelerinden kısaca şöyle özetlenebilir.
A. Dürüstlük
Dürüstlük, halkla ilişkilerde kesinlikle yerine getirilmesi gereken en önemli koşuldur. Araştırma, değerlendirme yöntem ve araçların saptanmasında ve planların uygulanmasında dürüstlük ilkesi en sağlıklı biçimde uygulanmalıdır. Bu konuda gösterilecek titizlik, çalışmanın başarısını geniş ölçüde etkileyecektir. Gerçeklerden ayrılmadan, güven ve destek sağlayacağına inanarak yapılan tanıtma çalışmaları, dürüstlük ilkesinin temelidir. Halkla ilişkiler çalışmalarında yalnız gerçeğin yeri vardır. Gerçek olan duyurulur, tanıtılır.
Halkla ilişkiler çabası içinde hedef kitle için hazırlanan duyurma, tanıtma mesajlarının dürüstlükten ayrılmaması gerekir. Halkla ilişkilerde hedef kitleyi kandırmak, onu etkilemek ve belli bir yöne itmek için her yola başvurmak söz konusu değildir. Halkla ilişkiler bu noktada propaganda ve beyin yıkamadan ayrılmaktadır.
B. İnandırıcılık
Halkla ilişkilerde ikinci ilke mesajların sunulmasında inandırıcı olabilmektir. İnandırıcı olabilmek çeşitli etkenlere bağlıdır. Hedef kitleyi tanımak, onun özelliklerini, beklentilerini, isteklerini iyi bilmek gerekir. Bu gerekler yerine getirilmişse gerçeklerden ayrılmadan, belli ilkelere uyarak hazırladığımız mesajın inandırıcı olmasını bekleyebiliriz. Bu konuda en etkili ve önemli özelliklerden biri de kullanılan dildir. Dilinin rahatlıkla ve özenle kullanılabilen bir tanıtıcının inandırıcı olmadaki şansı daha fazladır.
Bu ilke başlığı altında halkla ilişkilerde ikna yönteminden de söz etmek yerinde olur. Halkla ilişkiler iletişiminin başarısı aslında ikna sürecinin gerçekleşmesine bağlıdır. İkna etme, halkla ilişkilerin hedefi olmakla birlikte burada iletişim sürecinin çeşitli boyutları, bu boyutlarla ilgili çeşitli özellikler, etmenler belirleyici olur.
İkna edici iletişimde ana düşünce alıcının mesajdaki görüşleri gönüllü olarak kabul etmesidir. Bununla birlikte ikna edici iletişim, özel olarak karşımızdaki birey, grup ya da kitlede belli tutum veya davranış değişimi, başka deyişle belli bir konuda belli bir biçimde düşünmesini ve davranmasını sağlama amacıyla planlı bir biçimde gerçekleştirilen iletişim olarak nitelenebilir. İletişimin başarısı da bu amacın gerçekleşme derecesi ile ölçülür.
C. Yineleme
Halkla ilişkilerin diğer bir ilkesi yineleme, yani mesajların birçok kez tekrar edilmesidir. Böylece kamuoyunun (hedef kitle) konuyu bir daha unutmayacak biçimde belleğine yerleştirmesi sağlanır. Tekrarlar sonucunda hedefe aktarılan konunun ilgili kişilerce ve türlü görüş sahiplerince tartışması sağlanarak kalıcılığı sağlanır.
Halkla ilişkiler sürekli olan, sabır ile çalışmak isteyen bir faaliyettir. Bir günde, saygı, sevgi, nüfus kazanılamaz. Sağlam bir halkla ilişki, sağlam bir dostluğa benzetebilir. Sağlam dostluğun kazanılması nasıl zamana bağlı ise, iyi bir halkla ilişkilerin kurulabilmesi de zamana ve sabırlı çalışmaya bağlıdır.
D. Bütçe
Çağdaş kamu yönetimi anlayışı, demokratiklik, karlılık ve verimlilik ilkelerini ön plana çıkarmaktadır. Bütün halkla ilişkiler faaliyetleri, çalışmanın genişlik ve yoğunluğuna göre bir harcamayı gerektirir. Harcama kaçınılmaz olduğuna göre, halkla ilişkiler faaliyetleri planlanırken, bunun malî portesi de hesaplanmalıdır. Kurum olanaklarını aşan meblağların harcanması gerekiyorsa maddi yardım sağlanabilecek kişi ve kuruluşlar da hedef kitlenin bir bölümü olarak göz önünde bulundurulmalıdır. Bu gibi kişi ve kuruluşlara da ulaşılmaya çalışılmalı, gerekli maddi ve manevi destek sağlanmalıdır.
IV.HALKLA İLİŞKİLER ÇALIŞMALARININ AŞAMALARI
Halkla ilişkilerde çalışma biçiminin saptanması için önce olayların sistemli olarak araştırılması, analizi, ölçülmesi ve bundan sonra planlı bir şekilde çalışmaların hazırlanması gerekir. Halkla ilişkiler operasyonlarının yürütülmesi için, plan hazırlamak kesinlikle zorunludur.
Bir halkla ilişkiler çalışmasında izlenecek belli başlı aşamalar şunlardan ibarettir:
Bir halkla ilişkiler faaliyetinde atılacak ilk adım, bilgi toplanmasıdır. İlişki kurulacak hedef hakkında bilgi sahibi olmadan, kurulacak ilişkileri yürütmek kolay değildir.
İkinci aşama, elimizdeki bulgulardan da yararlanarak çalışma planının hazırlanmasıdır. Bu çalışma sırasında hedefe neyin nasıl söyleneceği de kararlaştırılacak, yeni haberleşme mesajları hazırlanacaktır.
Üçüncü aşama, hazırlanan planların belli bir yöntem ile uygulanmasıdır. Çeşitli haberleşme araçlarından ve kitleyle ilişki kurulacak çeşitli yöntemlerden yararlanılarak, hedef kitleler için hazırlanan mesajlar yerine ulaştırılır.
Uygulanan programda son aşama, uygulama sonuçlarının değerlendirilmesidir. Bu değerlendirme ile nasıl sonuç verdiği ve hedef kitlenin tepkileri incelenir. Bu değerlendirme aynı zamanda bir sonraki program için bir ön araştırmadır. Bu bilgiler, bize çalışma planlarındaki yanlışlıkları ve eksiklikleri düzeltme olanağı verir.
A. Bilgi Toplama
Araştırma ve bilgi toplama halkla ilişkiler çalışmalarının üzerine oturacağı temellerin oluşturulmasını sağlayacaktır. Bu araştırma yapılmadan ve hedef kitle hakkında hiçbir şey bilmeden çalışmalara başlanırsa kampanya dağınık ve yararsız bir görünüm içinde olur ve istenilen sonuca varılamaz.
Hedef olarak alınacak kitlenin özellikleri, eğilimleri, düşünceleri, toplumsal ve kültürel yapıları bilinmedikçe halkla ilişkiler çalışmalarının amacına ulaşması mümkün değildir. Yapılacak araştırma, hedef kitlenin davranışları ve toplumsal özellikleriyle ilgili olduğundan sosyoloji ve psikoloji gibi davranış bilimleriyle yakın ilişkisi vardır. Bu tür bir sosyal araştırmada ilk aşama, sorunun saptanarak, en açık biçimde ortaya konmasıdır.
Önem taşıyan ikinci nokta, araştırmada kullanacağımız araç ve yöntemlerin ne derece güvenilir olduğunun bilinmesidir. Bu araç ve yöntemler, yazılı cevaplanacak anketler, soru-cevap görüşmeleri, telefonla ya da yüz yüze yapılacak soruşturmalar ve bunun gibi yöntemlerdir.
Üçüncü sorun bu araçların en uygun ve verimli biçimde kullanılmasıdır. Araştırma çalışmasını yapacak iş görenlerin nitelikleri, eğitim düzeyleri ve yetenekleri, yapılacak çalışmalarda sağlıklı sonuçlara ulaşmayı etkileyecektir.
Bilgi toplama türlü yöntemler kullanılarak yapılabilir. Hedef olarak alınan toplumun özellikleri, o toplumun hakkında yayınlanmış kitap, makale, inceleme gibi yayınlardan veya o toplumun içinde uzun süre yaşamış kişilerden elde edilebilir. Kuruluşa gelen mektuplar ve başvurular, hedef kitleleri temsil edebilecek kişilerle yapılan görüşmeler, çeşitli danışmanların görüşleri gibi veriler incelenerek bilgi toplama işlemi yerine getirilebilir.
Daha ayrıntılı ve güvenilir sonuçlar alabilmek içinse daha etkin metotlar kullanılmalıdır. Bu metotlardan birisi kişisel soruşturma yöntemidir. Ancak, hedef kitlenin tümü yerine örnekleme metodunu kullanmak daha iyidir. Bilgi toplamanın bir başka yolu da anketlerdir. Anket yönteminde soruların hazırlanması büyük önem taşır.
B. Planlama
Halkla ilişkiler sürecinin ikinci aşaması planlamadır. Planlama belirlenen amaçları gerçekleştirmek için gerekli olan araçların saptanması ile ilgili bir kavram olup, amaçların ve bu amaçlara ulaşmak için nelerin, ne zaman, nerede, neyle ve kimlere, nasıl yapılacağının belirlenmesi olarak tanımlanabilir.
Halkla ilişkilerde planlar, diğer çalışmalarda olduğu gibi uzun, orta ve kısa dönemli olarak ayırabiliriz. Uzun ve orta dönemli planlar daha çok bir örgütün halka ilişkiler politikasının gerçekleşmesine ilişkin planları içerir. Kısa dönemli planlar ise daha güncel noktalarda yoğunlaşan, genel planlama amaçlarının ayrıntılarının belirlendiği ve bunlara ulaşma yöntemlerin tespit edildiği planlamadır.
C. Uygulama (İletişim)
Hazırlanan programın uygulanması halkla ilişkiler sürecin üçüncü adımıdır. Halkla ilişkiler sürecinin en göze çarpan yönü hedef kitlelere bilgi aktarmaya veya onları etkilemeye yönelik olan iletişim aşamasıdır. Basit olarak iletişim ortak semboller yoluyla anlamların, duygu, düşünce ve davranışların aktarılması süreci olarak tanımlanır. Yazılı ya da sözlü sözcükler, resimler, davranışlar ortak sembolleri oluşturur. Her iletişim sürecinde, kaynak, ileti (mesaj) ve alıcı olmak üzere üç temel öge bulunur. Bunlara bir de iletinin aktarıldığı araç ya da kanal eklenir.
Ç. Değerlendirme
Halkla ilişkiler sürecinin son aşaması, değerlendirme olarak adlandırılır. Bu aşamada uygulanan programın etkilerinin ölçülmesi ve programın amacına ulaşma derecesi saptanır. Elde edilen sonuçlar hazırlayacağımız bir sonraki çalışma planları için en değerli malzemeyi oluşturacaktır. Başka bir değişle değerlendirme, sonraki programın da bilgi toplama aşamasını oluşturur.
V.HALKLA İLİŞKİLERDE ARAÇLAR KULLANILAN
Halkla ilişkiler kamuoyuna bilgi aktarılmasında ve bu kamuoyu ile ilişkilerin düzenlenmesinde çeşitli araçlardan yararlanılır. Hangi araç ya da araçların kullanılacağı kamuoyuna ulaşılmak istenen grubun ve aracın özelliklerine bağlı olarak belirlenir. Halkla ilişkilerde kullanılan araçları şu şekilde sıralayabiliriz:
A.Yazılı ve Basılı Araçlar
1. Gazeteler
Gazetede yer alacak yazının, gazeteci gözüyle haber niteliği taşıması ve kamuoyunu yakından ilgilendirmesi gerekir. Bunun için de gazete sahipleriyle, muhabirlerle, köşe ve fıkra yazarları ile düzenli ve iyi ilişkiler içinde olmak gerekir.
2. Dergiler
Gazeteler için söz konusu olan durum, dergiler için de aşağı yukarı aynıdır. Kuruluşlar, imkânları elverişli ise kendi dergisini de çıkarabilirler.
3. Broşürler
Broşürler genellikle az sayfalı ve bol resimlidir. Bunların en yararlı tarafı içerik, baskı ve dağıtım yönünden kuruluşun kontrolü altında olması ve amaca en iyi hizmet edecek şekilde hazırlanabilmesidir.
4. El Kitapları veya Kılavuzlar
Bunlar da okuyana bilgi veren, öğretici, açıklayıcı ve yol gösterici nitelikte basılı araçlardır. Kolay anlaşılabilir've açık bir dille hazırlanmış olmaları gerekir.
5. Bültenler
Bültenler, halkla ilişkiler aracı olarak, ilgili kişilere sürekli bilgi verme imkânı sağlar.
6. Yıllıklar
Kuruluşun bir yıllık çalışmaları ile sosyal ve kültürel olaylarını kronolojik sırada özetleyen basılı halkla ilişkiler araçlanndandır.
7. Mektuplar
Mektuplar, ilgililere daha nazik, içten ve özel olarak hitap etme olanağı verir. Ayrıca davet, tebrik, teşekkür ve başsağlığı niteliğindeki mektuplar, halkla ilişkiler açısından büyük yararlar sağlar.
8. Afişler (Posterler)
Özellikle posta kanalıyla ulaşılamayacak gruplara hitap etme olanağı veren afişler (posterler), yazıdan çok resimle ifade edilen mesajların geniş halk kitlelerine duyurulmasını sağlar.
9. Pankartlar
Bunlar vitrin ve ilan tahtalarına konulabilecek küçük boyutlarda duyuru kartlarıdır. Pankartlarda iletilmek istenilen mesaj, kısa ve tam olarak ifade edilmeli, mesajın dikkat çekici ve kolay okunur olması gereklidir.
10. El İlanları
Boyutları pankartlara göre daha küçüktür, bu nedenle yollarda kolayca dağıtılabilir. Diğer halkla ilişkiler araçları ile birlikte kullanıldığında daha etkili olur.
11. Yönlendirici ve Yol Göstericiler
Yol gösterici işaret ve levhalar, bina yerleşim planları, personeli tanıtıcı yaka kartları ve personelin yerini işaret eden her türlü araçlar bu grupta ele alınabilir.
B. Yayım ve Görsel-İşitsel Araçlar
1. Radyo ve Televizyon
Büyük halk kitlelerine ulaşmayı sağlayan yayın araçlarıdır. Bu sebeple radyo ve televizyonda bir kuruluşun kendinden bahsettirebilmesi çaba göstermeyi gerektirir. Bu araçlardan yararlanmak diğer yayım ve görsel-işitsel araçlara göre daha zor ve pahalıdır. Bir kuruluş bu araçlara sahip olmasa bile, çevredeki diğer kuruluşların imkânlarından ödünç alma yoluyla da yararlanabilir.
2. Sergiler
Afiş, pankart, fotoğraf gibi halkla ilişkiler araçlarını bir araya toplayan sergiler, sürekli veya gezici olarak düzenlenebilir.
C. Sosyal ve Kültürel Etkinlikler
Festival, balo, yemek, çay partisi gibi her türlü sosyal toplantılar ile her türlü kongre, konferans, seminer, kurs, münazara, açık oturum, kutlama, anma, onurlandırma toplantıları düzenlenmesi veya başkaları tarafından yapılan bu tür toplantılara katılarak ilişkilerin geliştirilmesi ve kaynaşma sağlanması halkla ilişkiler açısından önemlidir.
1. Yarışmalar
Çeşitli gruplar için değişik yarışmalar düzenlemek veya başka kurumlar tarafından hazırlanan yarışmalara katkıda bulunmak, halkla ilişkiler bakımından çok yararlıdır.
2. Geziler
Halkla ilişkilerde kurum içi ilişkileri geliştirmek amacıyla düzenlenecek şehir içi, şehirlerarası veya yurtdışı geziler çok yararlıdır.
3. Destek Verme (Sponsorluk)
Kuruluşların kendi ilgi alanları dışında olan spor, sanat gibi etkinliklerin maddî boyutunu üstlenmesi, adının bu alanlarla birleştirilmesini sağlayan ve son zamanlarda yaygın olarak başvurulan bir etkinlik çeşididir.
Ç. Eğitim
Eğitim, başlı başına bir halkla ilişkiler aracıdır. Personelin eğitimini amaçlayan hizmet içi kurslar, okuma-yazma, yabancı dil, müzik kursları gibi eğitici faaliyetler ile çeşitli konularda düzenlenecek konferans, seminer gibi faaliyetler halkla ilişkiler bakımından ilgi, yakınlık ve güven sağlar.
VI. ÇALIŞANLAR VE HALKLA İLİŞKİLER
Halkla ilişkilerde kamu kavramı içine yalnızca dış çevredeki birey, grup ve kuruluşlar girmez. Her kuruluşta çalışanlar halkla ilişkiler açısından o kuruluşun iç kamularını oluştururlar. Halkla ilişkilerin anlamları açıklanırken görüldüğü gibi, bir kuruluşun halkla ilişkilerinin niteliği yalnızca o kuruluştaki halkla ilişkiler biriminin yaptığı işler tarafından değil, kuruluşun tüm kararları, uygulamaları, çalışanların davranışları tarafından da belirlenmektedir. Bu çerçevede halkla ilişkiler aslında o kuruluşun tüm etkinlikleri ve bunların niteliği ile ilgilidir.
A. Kurum İçi İlişkiler
Halkla İlişkilerde, kurum içi ilişkiler büyük önem taşır. Bu bakımdan halkla ilişkilerde başarı sağlanması için halkla ilişkilerle görevli olsun olmasın, bütün personelin kuruluşun amaçlarını iyi bilmesi ve çalışmaların işbirliği içinde yürütülmesi gerekir. Diğer bir ifade ile, halkla ilişkilerde iç ilişkiler, dış ilişkiler kadar önemlidir ve birlikte sürdürülmesi gerekir. Kendi içinde tutarsız veya istenilenlerle, uygulamaların farklı olması gibi durumlar, halkla ilişki kurulmasını engeller. Bunun için personelin tümü yetenek ve becerilerini sonuna kadar kullanarak örgütün teşkilatın çalışmalarına katkıda bulunmalıdır.
Aslında her kuruluş çalışanlara belli bir işin teknik açıdan nasıl yapılacağı ile ilgili bilgiler kadar çalışma yaşamının kurallarını kapsayan bilgileri de aktarır. Örneğin çalışanlara üstleri, astları, iş arkadaşları ve kuruluşla ilişkide bulunanlarla (iş sahipleri) ile ilişkilerinde nasıl davranması gerektiği konusunda belli bilgiler, yıllar içinde kuruluşta önem kazanan değerler bunlar arasındadır. Aynı şekilde çalışanlar da kendi değer ve normlarını kuruluşa getirmekte ve kuruluş üzerinde etkili olmaktadır. Bu etkileşim genel olarak örgüt davranışını oluştururken, özel olarak da örgütün halkla ilişkiler davranışı üzerinde etkili olur.
Halkla ilişkilerin temelinde, iyi insan ilişkileri yatar. İyi insan ilişkileri için tüm personel arasında haberleşmenin ve bilgi akışının sağlanması gerekir. Haberleşme, personel ile yönetim arasında karşılıklı diyalogun bulunması demektir. Çalışmaların niçin, nasıl, hangi amaçla yapıldığı bütün personel tarafından iyice anlaşılmalıdır. Kurum içindeki ilişkilerde ve bilgi akışında kopukluk ve aksaklıklar yoksa, personel arasındaki kişisel ilişkiler de iyi ise, görevler aksamadan sürdürülebilir.
Çalışanlar kuruluşun dış kamularla ilişkileri üzerinde belirleyici bir etkiye sahiptir. Bu etki daha çok gündelik ilişkilerde olumlu ya da olumsuz biçimde ortaya çıkar ve kuruluşla ilgili kanaatleri biçimler. Örneğin hemen her ülkede kamu kuruluşlarında işlerin yeterli biçimde yapılmaması, gecikmeler, kırtasiyecilik, memurların ilgisizliği, özensizliği ya da tarafsız olmayışları ortak yakınmalar arasında yer alır. Yakınmaların bir bölümü kuruluşta işlerin yürütülmesindeki biçimsel aksamalara dayansa da çoğunda temel nedenin çalışanların işe ve iş sahiplerine yönelik tutum ve davranışları olduğu söylenebilir. Bu nedenle çalışanların davranışlarında özenli olmaları önemli bir noktadır.
Çalışanların etkisinin ortaya çıktığı ya da yakınmalara konu olduğu bir başka nokta işlerin düzenli ve hızlı yürütülmesi ile ilgilidir. Kuruluşlar işlerin kolay ve hızlı yürümesi için kamuları ile aralarında ortak anlayış ve davranış geliştirme gereksinmesindedir. Belli bir iş için hangi belgelerin gerektiği, kime nasıl başvurulacağı gibi konularda kuruluş tarafından bilgi verilmesi aslında bu amaca yöneliktir. İş sahiplerinin, müşterilerin bunlara uygun davranması beklenir. Ama çalışanların da bunlarla ilgili yeterli bilgileri vermesi, belgeleri hazır bulundurması gerekir.
Ayrıca işle ilgili birimlerin bina içinde yerini bilmek, birimlerin birbirine yakın olması işlerin hızlı yapılması açısından önemlidir. Bu nedenle kuruluşa gelenlere bilgi veren, çeşitli birimlerin yerlerini gösteren bir danışma bürosunun bulunması belli yararlar sağlamaktadır. Bütün bunlara ek olarak kuruluşun ve büroların genel olarak temizliği, çalışanların temiz ve düzenli
olması, genel davranışı, kuruluş hakkında varılan yargılarda etkili olur.
B. Personelde Aranacak Nitelikler
Burada üzerinde önemle durulması gereken konulardan biri de yalnız halkla ilişkiler birimlerinde çalışan personelde değil, tüm çalışanlarda aranan genel niteliklerdir. Personelde bulunması gereken niteliklerin başlıcaları şöyle özetlenebilir:
1. Görünüş
Görünüş iş hayatında olduğu kadar halkla ilişkiler açısından da en etkileyici öğelerden biridir. İyi görünüşte giyim, temizlik, düzenlilik, sağlık ile tedbirli ve kontrollü olma gibi hususlar rol oynar. İş hayatında mesai arkadaşlarının, amirleri ve iş ilişkileriyle karşılaşılan diğer ilgililerin memurlar hakkındaki ilk düşünceleri ve değerlendirmeleri onun genel görünüşü ile oluşur. Bu bakımdan giyime özen gösterilmesi ve giyeceklerin daima sade, rahat, temiz, ütülü düzenli olması zorunludur. Ayrıca ayakkabıların boyalı, saçların temiz ve düzenli, ellerin bakımlı ve temiz olmasına da azamî dikkat gösterilmelidir. Bütün bunlara ek olarak, terleme veya kirlilik sebebiyle oluşabilecek her türlü vücut kokusunun mutlak surette giderilmesi için sık sık banyo yapılması veya mümkün değilse vücudun zaman zaman silinmesi, kokuyu önleyici ve giderici malzemenin kullanılması, erkek, kadın herkesçe tarafından alışkanlık haline getirilmelidir. Gerek diş sağlığı ve gerekse olabilecek ağız kokularının önlenmesi bakımından da ağız sağlığına önem verilmesi ve dişlerin fırçalanması gerekir.
Sağlıklı görünüm ancak sağlık kurallarına uygun bir hayat tarzı ve düzenli yaşamakla elde edilebilir. Bu bakımdan iş hayatında başarının temellerinden biri de sürekli olarak sağlıklı olabilmektir. Bunun için personelin iş hayatı dışındaki hayatında da sağlık kurallarına uyması gerekir.
Beslenme, spor, uyku ve düzenli bir hayat insana sağlığın yanı sıra enerjik bir görünüm de kazandırır.
Görünüşü etkileyen bir diğer husus da kendine güven, dengeli davranış ve kontrollü duruştur.
Bütün bunlara dikkat edildiğinde ve alışkanlık haline getirildiğinde her insan, özellikle çalışanlar iyi ve güvenilir bir görünüşe sahip olabilirler ve iş hayatında başarılı olmak için önemli bir avantaja sahip olurlar.
2. Kişilik
İnsanlar eğitimleri, görgüleri, bilgileri tecrübeleri ve dünya görüşleri bakımından birbirine göre farklılıklar göstermelerine rağmen, iş hayatı sahip olunması gereken bir takım şahsi vasıfları gerektirir. Bunlar işbirliği anlayışı içinde çalışabilme, yerinde hareket edebilme, teşebbüs kabiliyeti, görgü ve tolerans gibi hususlardır. İş hayatında çevresi ile iyi geçinen, yardımlaşma ve arkadaşlığa önem veren, iş hayatı ile özel hayatı ayırabilen, anlayışlı, hoşgörülü ve nazik davranabilen, güler yüzlü kişiler daha başarılı olabilirler. Bu konuda, konuşma tarzı ile ses tonunun etkisi de unutulmamalıdır. Konuşmalar, terbiye ve nezaket kurallarına uygun, kendine güvenen bir insanın ses tonu ile yapılmalıdır. İş yerindeki resmî ve arkadaşlık ilişkilerinde saygı ve iyi niyet hâkim olmalı, dedikodu, samimiyette laubaliliğe kaçma, ikilik yaratma gibi hususlara yer verilmemelidir. İyi memur, işine alıştıkça her konuda talimat alması gerekmediğini, bazı konularda sezgi ve teşebbüs kabiliyeti ile hareket edebileceğini de öğrenir. Ancak memur kendi inisiyatifi ile yaptığı işlerde, bunun zaman kazanmak ve iş bitirmek için yapıldığına amirinin dikkatini çekmeli, onun onayını da mutlaka almalıdır.
İş hayatında çoğu zaman "lütfen", "teşekkür ederim", "günaydın" gibi sözlerin nezaket kuralı olmanın dışında da bazı yararlar sağladığı bir gerçektir. Amirlere ve çalışma arkadaşlarına saygı ve nezaketle davranma, odaya girenleri karşılama, yolcu etme, kapı girişlerinde büyüklere yol verme, kapı tutma gibi bir takım davranışlar sadece iş hayatında değil, her yerde ve her zaman güzel insan davranışlarıdır. îyi, güzel ve nazik davranışlardan herkesin etkileneceği unutulmamalı; içten gelen, yapmacık olmayan bu tür tavır ve davranışlar edinilmeye çalışılmalıdır.
îş hayatında görevin iyi, doğru ve zamanında bitirilmesi büyük önem taşır. Bu bakımdan memur, her türlü yazılı ve sözlü talimatı dikkatle almalı, anlayamadığı konularda konuyu aydınlatabilecek soruları mutlaka sorabilmelidir.
Memur eleştiriye açık olmalı, gerek yaptığı işle ve gerekse beğenilmeyen bir davranışı sebebiyle, kendisine açık ve ima yoluyla ikaz edilen hususlarda hoşgörülü olmalı ve bu tenkitlerin kendisine daha iyi olmaya sevk edeceğini düşünebilmeli, hatasını anladığında özür dileyebilmeli, telafi etmeye çalışmalı ve bir daha o türden yanlışlığa yol açmamaya gayret sarf etmelidir.
3. Güvenilirlik
İş hayatında güvenilir olma vazgeçilmez bir unsurdur. Bu unsur çalışma saatlerine uygun olarak işe gelip gitme, bu sürede görev dışı işlerde meşgul olmama, görevi istekle yapma, görevin gerektirdiği gizliliğe riayet etme, sadakat ve yaptığı işe saygı duyma gibi hususları kapsar. İş hayatında işlerin zamanında bitirilmesi, bitirilen işin kusursuz olması hem kuruluş hem de işi görenler açısından önem taşır.
Burada söz konusu olan iyi görünüş, kişilik, güvenilirlik gibi konulara dikkat ederek gerçekleştiren kişi iş hayatında başarı sağlar. Bu bakımdan kurum içi halkla ilişkilere tüm personelin katılımı gerekir. Kuruluşta çalışanlar, o kuruluş ile ilgili bilgileri ve haberleri zamanında öğrenmeli ve yöneticiden, en alt düzeydeki görevliye kadar faaliyetin bir bölümüne fiilen veya dolaylı olarak katılmalıdırlar.
Sonuç olarak halkla ilişkiler varlık nedeni kamu yararı olan kamu kuruluşlarının halkla olumlu ilişkiler kurması, işlerin hızlı yürümesi, halkın belli konularda bilgi sahibi olması ya da kuruluşu etkilemesini sağlamak amaçlarına sahiptir. Halkla ilişkiler birimlerinin çalışmaları bu amaçları gerçekleştirmeye yöneliktir. Ama önemli olan bir kuruluşta yalnızca halkla ilişkiler biriminin çalışmaları değil, tüm kuruluşun halkla ilişkiler üzerine etkisinin bulunmasıdır. Bu nedenle bir kuruluşun yaptıkları kadar yapmadıklarının da onun halkla ilişkilerinin niteliğini uygulamasını
etkileyeceği kabul edilir.